IMPLEMENTASI
CARA STUDI
Materi dalam makalah ini merupakan suatu bentuk atau gambaran sistem struktur organisasi aktual, yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan developer (pengembang) skala besar di Jakarta, Tangerang dan Jawa Barat. Tinjauan pembahasan materinya dilakukan dengan cara studi literatur dan studi perbandingan.
Studi literatur memberikan pengertian-pengertian serta penjelasan- penjelasan dasar secara teoritis (berdasarkan buku-buku referensi yang diutamakan) Mengenai struktur–struktur organisasi, sedangkan studi perbandingan menitik beratkan pada proses pembentukan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan yang ditinjau (PT. Graha Buana Cikarang, Jakarta).
MATERI PENELITIAN
Penerapan sistem struktur organisasi yang dimaksud pada dasarnya dibentuk dari beberapa struktur organisasi teoritis yang telah dibahas pada tinjauan pustaka, tetapi pada aplikasinya sistem struktur organisasi tersebut masih perlu disesuaikan dengan kondisi dan tujuan perusahaan yang bersangkutan agar perusahaan tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan fleksibel.
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama yaitu pemilik, konsultan perencana, dan kontraktor. Dalam hal ini yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya.
Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management.
Struktur organisasi perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dapat dilihat pada Gambar 3.8. Dari struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).
1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah orang-orang yang memegang saham pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.
2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi perusahaan lain, transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.
5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.
6. Marketing Management
Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.
Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).
7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi. Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih, dan sebagainya.
Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman penduduk sekitar, kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.
8. Construction Management
Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang.
Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.
CARA STUDI
Materi dalam makalah ini merupakan suatu bentuk atau gambaran sistem struktur organisasi aktual, yang sudah digunakan oleh banyak perusahaan developer (pengembang) skala besar di Jakarta, Tangerang dan Jawa Barat. Tinjauan pembahasan materinya dilakukan dengan cara studi literatur dan studi perbandingan.
Studi literatur memberikan pengertian-pengertian serta penjelasan- penjelasan dasar secara teoritis (berdasarkan buku-buku referensi yang diutamakan) Mengenai struktur–struktur organisasi, sedangkan studi perbandingan menitik beratkan pada proses pembentukan sistem struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan yang ditinjau (PT. Graha Buana Cikarang, Jakarta).
MATERI PENELITIAN
Penerapan sistem struktur organisasi yang dimaksud pada dasarnya dibentuk dari beberapa struktur organisasi teoritis yang telah dibahas pada tinjauan pustaka, tetapi pada aplikasinya sistem struktur organisasi tersebut masih perlu disesuaikan dengan kondisi dan tujuan perusahaan yang bersangkutan agar perusahaan tersebut dapat menjalankan fungsinya dengan baik dan fleksibel.
Struktur organisasi yang digunakan oleh PT. Graha Buana Cikarang (PT. GBC) di dalam master project (proyek induk) pada dasarnya terdiri dari tiga unsur utama yaitu pemilik, konsultan perencana, dan kontraktor. Dalam hal ini yang mewakili pihak pemilik adalah General Manager dan General Manager membawahi beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Divisi-divisi manajemen ini pada operasionalnya sangat membantu kerja pemilik (General Manager) dalam menjalankan tugas-tugas dan fungsi-fungsinya.
Masing-masing divisi manajemen memiliki tugas dan fungsi sendiri. Untuk menunjang tugas dan fungsinya maka pada masing-masing divisi tersebut berkembang lagi beberapa departemen tertentu sesuai dengan kondisi dan kebutuhan. Konsultan perencana di bawah pengawasan dan Production Management, sedangkan kontraktor-kontraktor di bawah pengawasan dari Construction Management.
Struktur organisasi perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dapat dilihat pada Gambar 3.8. Dari struktur organisasi tersebut dapat dijelaskan sistem dan ruang lingkup kerja masing-masing divisi (unsur).
1. Board of Director
Board of Director merupakan jajaran direksi yang berada di kantor pusat (head office). Jajaran direksi adalah orang-orang yang memegang saham pada perusahaan PT. Graha Buana Cikarang dan mereka juga memegang kekuasaaan penuh terhadap arah kebijakan yang diambil. Salah satu arah kebijakan dari jajaran direksi adalah membuat planning bersama Direktur Eksekutif mengenai ruang lingkup master project (proyek induk) yang akan dilaksanakan. Pada operasionalnya jajaran direksi mengangkat seorang Direktur Eksekutif untuk memimpin perusahaan.
2. Direktur Eksekutif
Direktur Eksekutif merupakan pimpinan tertinggi dalam menjalankan perusahaan dan Direktur Eksekutif bertanggung jawab terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan-kegiatan perusahaan. Salah satu tugasnya yaitu mengontrol pelaksanaan master project (proyek induk). Direktur Eksekutif juga berada di kantor pusat dan setiap dua minggu sekali meninjau ke site office untuk memeriksa kemajuan progress proyek induk.
3. General Manager
General Manager diangkat oleh Direktur Eksekutif untuk memimpin langsung proyek induk dan tetap stand by di site office. General Manager juga berfungsi sebagai wakil dari pihak pemilik untuk memimpin dan mengawasi pelaksanaan proyek induk. Dalam menjalankan tugas-tugasnya General Manager membentuk beberapa divisi manajemen yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Management Information System, Production Management, dan Construction Management. Masing-masing divisi manajemen dikepalai oleh seorang manager.
4. Human Resources Department
Divisi ini mengatur seluruh urusan administrasi dan kepegawaian, antara lain: surat menyurat ke instansi perusahaan lain, transfer gaji karyawan, urusan surat perjanjian kerja, penyediaan peralatan kantor dan sebagainya.
5. Management Information System
Divisi ini berfungsi mencari dan mengumpulkan segala informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, baik sebagai bahan penelitian maupun sebagai pengembangan bisnis perusahaan di masa yang akan datang. Informasi-informasi yang terdapat pada divisi Management Infonnation System ini terdistribusi atas informasi yang dibutuhkan oleh divisi-divisi lain yaitu Human Resources Department, Marketing Management, Production Management, dan Construction Management, tetapi dalam operasionalnya divisi Management Information System harus melaporkan hasil kerjanya tersebut kepada General Manager dan kemudian General Manager akan mengontrol perkembangannya pada divisi-divisi manajemen yang terkait.
6. Marketing Management
Dalam konsep usaha atau berbisnis, Uang yang dipinjam dari bank harus secepatnya dipolar kembali dengan tujuan perluasan usaha lahan bisnis. Pada perusahaan PT Graha Buana Cikarang ini, divisi Marketing Management menerapkan sistem bahwa pada saat kegiatan pelaksanaan konstruksi sudah mencapai lima puluh persen dari tahap penyeiesaian maka produk-produk harus sudah mulai ditawarkan kepada para konsumen. Promosi biasanya dilakukan melalui spanduk, leaflet, pamflet, pameran, iklan-iklan pada televisi, surat kabar, majalah, dan sebagainya.
Divisi Marketing Management dibagi atas tiga departemen yaitu departemen promosi, penjualan dan management property. Departemen Management Property mengurus masalah penyewaan gedung, fasilitas dan utilitas gedung yang disewa, serta masalah maintenance (perawatannya).
7. Production Management
Sebelum tahap pelaksanaan konstruksi berjalan, segala sesuatunya diolah di bagian ini dahulu. Konsultan perencana berhubungan langsung dengan divisi manajemen produksi. Pada tahap awal konsultan perencana bersama departemen planning and scheduling membuat suatu perencanaan lengkap master plan dari kola satelit seperti perencanaan jalan-jalan kota, saluran air bersih dan air kotor, fasilitas umum dan sosial, gedung sekolah, gedung kantor, apartemen, hotel, plaza, supermarket, ruko, rukan, bangunan utilitas, pengolahan air kotor dan air bersih, dan sebagainya.
Master plan yang ada kemudian dipecah-pecah menjadi key plan, yang selanjutnya key plan tersebut harus diasistensikan oleh konsultan perencana kepada departemen design and engineering. Hal-hal yang dibicarakan di sini adalah layout prasarana dan sarana kota satelit terhadap pemukiman penduduk sekitar, kontur dan ketinggian tanah dasar kota satelit (grading plan), saluran air kotor dan air bersih, masalah hitungan kekuatan struktur bangunan, gambar-gambar struktur dan arsitektur bangunan, standard detail, serta gambar-gambar perubahan. Sejalan dengan itu, utilitas, lansekap dan fasilitas pendukung lainnya dipadukan dan diselaraskan juga dalam key plan tersebut.
Sebagai tahap akhir, antara departemen planning and scheduling, design and engineering, cost control, utility and landscape, dan konsultan perencana secara bersama-sama menyusun spesifikasi, rencana kerja dan syarat-syarat (RKS) serta harga-harga bangunan untuk keperluan tender. Hasil yang diperoleh merupakan 'top secret' yang harus dilaporkan kepada Manajer Produksi dan selanjutnya Manajer Produksi melaporkan hasil tersebut kepada General Manager untuk dievaluasi. Pada saat melakukan tender General Manager dibantu oleh divisi Production Management dan Constmction Management.
8. Construction Management
Divisi ini memiliki tanggung jawab penuh terhadap segala pekerjaan konstruksi dan pascakonstruksi. Pada masa prakonstruksi divisi Construction Management bersama Production Management melakukan pelelangan yang dipantau oleh General Manager. Para pemenang lelang akan ditentukan pada rapat bersama antara Direktur Eksekutif, General Manager, Manajer Konstruksi dan Manager Produksi. Jika sebelum diadakan pengumuman lelang, terdapat peserta lelang yang membutuhkan penjelasan lebih lanjut, maka Divisi Construction Management, Production Management dan General Manager melakukan aanwijzing bersama-sama para peserta lelang.
Selama menjalankan tugasnya, Divisi Construction Management dibantu oleh banyak asisten yang jumlahnya tergantung dari banyaknya jenis proyek yang ada. Masing-masing asisten mengawasi satu jenis proyek utama. Sebutan jabatan untuk asisten Construction Management biasanya disebut Project Manager. Satu jenis proyek utama yang dipimpin oleh Project Manager bisa terdiri dari beberapa proyek bagian dan masing-masing proyek bagian tersebut harus dilaksanakan oleh suatu kontraktor khusus yang menang dalam pelelangan.
>
Comments :
Posting Komentar